- Vilken sorts möte har samebyn har kallats till? Är det rätt typ av möte med tanke på det ärende som ska diskuteras?
- Har samebyn redan fått information i just detta ärende, till exempel dokument, mail eller om ni haft möten tidigare?
- Se till att få information innan mötet. Detta kan bland annat vara:
- en sammanfattning av ärendet,
- en beskrivning av hur motparten tror att ärendet kommer påverka samebyn, som till exempel påverkan på marken och social och kulturell påverkan,
- en tidslinje med viktiga datum i processen, som tider för samråd, beslut, överklagande och konsekvensbedömning, samt var i processen de kommer involvera samebyarna,
- en beskrivning av de krav som nationella, regionala och internationella lagar ställer med betydelse för just detta ärende,
- om samebyarna får ekonomisk ersättning för att delta i mötet,
- en beskrivning av andra aktiviteter och annan påverkan i området och närliggande områden som redan påverkar samebyarna, alltså de kumulativa effekter den planerade verksamheten skulle bidra till.
- en sammanfattning av ärendet,
- Fundera över samebyns egna mål med mötet, till exempel:
- Är samebyn villig att ta beslut och/eller förhandla under detta möte?
- Vilken roll vill samebyn ha i ärendets process?
- Hur vill samebyn att mötet ska gå till?
- Vill samebyn få till ett avtal? Hur ska det se ut?
- Vill samebyn att något särskilt ska skrivas in i minnesanteckningarna så att fler kan ta del av det?
- Vad är det bästa som kan komma ut av det aktuella ärendet?
- Vad är det värsta resultatet av det aktuella ärendet?
- Är samebyn villig att ta beslut och/eller förhandla under detta möte?
Skriv gärna ner svaren på dessa frågor för att själv komma ihåg det till mötet och för att andra i samebyn kan få ta del av detta.
- Är ni flera representanter från samebyn? Prata ihop er innan mötet!
- Vilka från motparten kommer att delta i mötet: är det en VD, chef, arbetare eller konsult? Beroende på vilka som deltar från deras sida kan även ni bättre avgöra vilka som ska delta från samebyn: behöver ni skicka någon som är beslutsför, eller räcker det med att skicka någon som lyssnar in och antecknar?
- Vill ni ha med någon annan under mötet, till exempel en jurist, en allierad organisation, Sametinget eller Länsstyrelsen? Deras roll kan se olika ut, till exempel kan de bara lyssna, eller företräda samebyn. Kontakta i sådana fall dessa i god tid.